时间、成本以及质量为项目管理的“铁三角”,同时也是项目管理的三个限制。如果不提前计划准备,不论哪一方面出现问题,都有可能导致额外的成本。这样的额外成本在地产项目中小则影响项目回报,大则导致项目失败。那么当项目陷入这样的困境时,要如何用有效的管理来拯救项目与水火之中?许多项目经理将预算超支的源头归咎于项目推进过程中特殊情况的发生。但当项目中意料之外的情况的发生有着极大概率的时候,意外情况其本身也成为必然性事件。在项目中必须采用提前计划规划,以及设立划拨紧急备用资金的方式来解决。其并不能成为预算超支的理由。
那么针对项目预算局限,或是项目超支的情况,应该如何去预防与解决?是在项目的其他方面,譬如质量,时间方面进行退让以达到预算目标,还是被动地去应对?项目成本与预算的管理应该有一个成型的、系统规范的方法与流程来管理。在PMBoK,Princes 2等项目管理体系中对成本与预算的管理都有着非常完善成熟的管理方法与流程。而本文侧重于总结资深项目经理对项目资金困境的一些经验之谈。
重新规划
对项目的预算进行重新规划以控制成本。辨识项目中原本外包的可以由项目团队完成的任务,将其交由项目团队来完成,以减少外包成本。与承包方进行沟通,寻找更有灵活性的预算方案。同时尽早地与项目业主进行沟通,勇于承担责任,在出现问题的前期就共同寻求解决方法,从而避免问题扩大化。
高效管理
在项目管理中,工作流程及管理结构往往随着项目的体量以及项目的推进变得繁杂,低效。保持高效的工作流程及管理结构能够有效地提升效率,极大的节省资金以及时间方面的压力。同时,确保信息通道畅通,并且贯通与项目的各个方面以及管理结构的上下层中。保持高效的反应机制,力求在情况发生的第一时间就能有效地传递信息并及时反馈与解决。
从根源解决问题
寻找问题所在并制定解决方案是最基本,也是最重要的应对方法。但是应该如何寻找问题所在?对问题的寻找应该着眼于追溯其根源而不是表象,否则只能是治标不治本,问题依然会不停出现。然而,寻找问题的根源并不是那么简单。作为管理者统筹管理项目,所接受到的信息往往都是经过汇总整理的信息,许多深藏层层信息之下的问题很容易被掩盖及忽略。项目经理应该积极地和团队成员进行沟通交流,以寻找隐藏的信息。
总结以上几点,对于项目预算困难的解决方法无外乎开源节流,从项目的各个方面节约成本以达到控制预算的目的。在控制预算的同时,应保证项目的周期与质量不受影响。提高效率,加强对项目的把控是最根本的解决方法。因而,项目团队的凝聚力与团队成员的积极性有着重要的作用。只有团结凝聚的优秀团队才能无间隙地高效运转,顺利交付项目。EnHance有着优秀的项目团队,注重企业文化及专业的培养,力求保证每一个团队成员都能够最积极最高效地完成指定目标,共同为客户创造最大的价值,提供最满意的服务。